pro.peterlars.dk

Af IT-chef Peter Lars Jensen, BBDO
Historisk set har BBDO altid benyttet Apple som hovedleverandør af computere og styresystemer. Dette skyldes bl.a. det faktum at BBDO fra 1982 til 1997 havde Apple som worldwide kunde.

Mac'ernes anvendelse
Som reklamebureau benytter vi naturligvis Macintosh til produktion af reklamer. Vores kreative og tegnestuen benytter altid den seneste grafiske software og antallet af årlige opdateringer er stærk stigende. Hvor der "i gamle dage" var flere år imellem nye opdateringer, kan der i dag komme flere væsentlige opdateringer om året.

Vores konsulenter benytter primært konventionelt kontorsoftware og er samtidig blevet mere mobile hen over årene. Ønsket om at kunne tage data med sig, når man er på farten er stigende, hvorfor vi får stadig flere bærbare PowerBooks.

BBDO’s IT-afdeling består af (fra venstre) Henrik Larsen, Peter Lars Jensen, Brian Jønch, David Tassicker og Per Klixbüll.

Men også det at kunne arbejde hjemmefra, har vi søgt at imødekomme. Vi introducerede således et "HjemmeMac"-koncept sidste år. For at knytte disse hjemmearbejdsstationer til bureauet, benytter vi groupwareproduktet FirstClass Intranet Server fra SoftArc. Et godt solidt produkt, der giver adgang på flere forskellige måder (LAN, modem, ISDN og Web) og dermed betyder, at alle medarbejdere kan få fat i mails, konferencer, filer og kalender hele døgnet og verden rundt.

For at få alt dette til at hænge sammen har BBDO siden 1995 benyttet sig af fildistributionsprogrammet FileWave og administrationsprogrammer som Timbuktu Pro og Apple Network Assistant.

Fildistribution med FileWave
Jeg vil i det følgende gerne beskrive et af vores bedste værktøjer i IT-afdelingen. Vi har som nævnt flere, men specielt fildistribution har vi brugt mange kræfter på. Vi har forsøgt os med produkter som SaberLAN, Radar, NetOctopus, Apple Network Assistant og Timbuktu Pro. Men disse produkter løste ikke opgaven tilfredsstillende. Derfor faldt valget på FileWave, da vi har brug for et fildistributionsprodukt, der kan levere følgende ydelser:

• Struktureret, organiseret og konsistent distribution
• Effektiv og automatisk distribution - også til mobile brugere
• Intelligent download i baggrunden
• Lav belastning af rietværket (specielt i peak hours)
• Styr på distribuerede licenser

Vi har gennem årene fundet, at kun FileWave opfylder disse krav. FileWave er ulig alle de konkurrerende produkter et klient/server produkt. Klient-maskinerne checker automatisk serveren for ændringer i klientens "model". En model indeholder den software, den enkelte klient benytter. Flere klienter kan godt benytte den samme model. Hvis der er ændringer i modellen downloades disse automatisk på klienten i baggrunden.

Artiklen som den ser ud i MacNews nr. 11, december 1999, side 41.

FileWave er så viseligt indrettet, at der kun downloades software, hvis klienten er "idle", altså at brugerens maskine er tændt, men ikke benyttes. Hvis brugeren blot bevæger musen eller skriver på tastaturet afbrydes fildistributionen og den genoptages først igen, når maskinen atter er "idle". Herved udnytter FileWave den tid, hvor processoren ellers går i tomgang og brugeren oplever ikke, at der bliver taget båndbredde fra ham/hende, når der arbejdes på maskinen. FileWave kan altså splitte software op i mindre dele og distribuere den bid for bid, hvilket betyder at brugeren hverken bliver sinket eller forhindret i sit arbejde.

En hel klar fordel ved denne klient/server funktionalitet, i forhold til de konkurrerende produkter er, at klient-maskinerne ikke behøver at være tændt eller overhovedet at være på nettet, når der distribueres software-"pakker". Så snart klientmaskinen eller den bærbare startes op på bureauets LAN, "opdages" ændringen i "modellen" på serveren og fildistributionen går i gang.

Brugeren notificeres, via en dialog på skærmen, om, at der nu er installeret ny software på maskinen og at dette er tilgængeligt efter en genstart (hvis den distribuerede software eksempelvis indeholder kontrolpaneler eller udvidelser).

Fremstilling af software-pakker til distribution
Fremstillingen af software-pakker foregår på en Administrator-maskine. Ved at benytte et lille FileWave-hjælpeværktøj kaldet FileSet Magic, laves softwarepakkerne klar til distribution. FileSet Magic fungerer ved at man på Administratormaskinen tager et "snapshot" af maskinens fil- og mappe struktur.

Så installerer man det ønskede stykke software (på helt normal vis - fra disketter, CD, filserver, Internet m.v.), laver eventuelt en genstart af maskinen (hvis installationsprogrammet ønsker dette), fjerner alt uønsket fra softwaren (f.eks. Read Me-filer o.l.), laver evt. henvisninger til Æblemenuen, sætter programmets hukommelse og flytter softwaren ned i f.eks. Program-mappen.

Herpå startes FileSet Magic op igen og et nyt snapshot tages. Der kan nu produceres en FileWave-pakke ud fra forskellen mellem sidste og første snapshot. Trylle, trylle - og softwarepakken er klar til distribution.

FileSet Magic er kanonsmart. Et produkt der har en lignende funktion er "Installer Observer", et stykke Freeware der kan hentes på versiontracker.com. Installer Observer kan naturligvis ikke lave FileWave-pakker, men det kan, som FileSet Magic, give nyttige oplysninger om, hvor et installations-script placerer sine filer.

Igangsætning af distribution
Nu er man klar til at distribuere programpakker til brugerne. FileWave-serveren mountes nøjagtig som en filserver - på Administratorens skrivebord. Brugerne drag/drop'es ned i de ønskede grupper indeholdende softwarepakker og andre brugere. Serveren opdateres og fildistributionen er sat i gang.

Artiklen som den ser ud i MacNews nr. 11, december 1999, side 42-43.

Er FileWave svært at benytte?
Når man forstår princippet i FileSet Magic og FileWave, er det meget simpelt at lave selv meget komplekse softwareinstallationer. Eksempel herpå er distribution af Systemopdateringer - noget ingen andre fildistributionsprogrammer kan.

Det svære ved FileWave er ikke FileWave-applikationen selv, men derimod at forstå de programmer, man ønsker at distribuere. Et eksempel på hvad der kan gå galt er følgende:

Man laver en Adobe Photoshop pakke uden at ændre noget efter installationen i FileWave-pakken. Så laver man selve distributionen (det tager ca. 10 sek. - drag/drop). Man skynder sig videre til næste opgave. DTP'eren modtager programmet og går glad i gang med sin nye software. Han retter nu i paletterne og foretager sig andre personlige indstillinger i programmet.

Næste morgen starter han sin maskine op og opdager, at alle hans personlige indstillinger er tilbage til standard!? Stor frustration.

Hvad er der sket'? FileWave har checket modellen på klient-maskinen og fundet ud af, at der sket en ændring i forhold til dennes pakke. FileWave vil derfor downloade en "opdateret" version af de ændrede Adobe Photoshop-filer.

Problemet ligger her i måden pakken blev lavet på. Man bør i dette tilfælde fjerne Adobe Photoshop preference-filen efter installationen på Administrator-maskinen inden man laver pakken. På den måde genererer brugeren selv denne preference-fil og da FileWave nu ikke "kender" denne fil, kan den så ikke ændre den.

FileWave og ROI - Return Of Investment
FileWave er noget dyrere i anskaffelse pr. licens sammenlignet med de konkurrerende produkter, men vores erfaring er, at de penge meget hurtigt er tjent hjem.

Når man anskaffer sig et fildistributionsprogram, der f.eks.:

• ikke er i stand til at distribuere til maskiner, der ikke er online.
• ikke giver overblik over, hvem der har fået hvad.
• ikke kan fuldføre distributionen, hvis den afbrydes (brugeren lukker ned og går hjem, systemfejl m.v.).
• ikke kan distribuere til hele installation en i en omgang.
• ikke kan distribuere i peak-hours til mange samtidige brugere uden at lægge beslag på hele nettets båndbredde.
• ikke kan distribuere i baggrunden, så brugeren ikke generes i sit arbejde og ikke at kunne distribuere MacOS.

... så ender det på hylden og bliver spild af penge.

Hos BBDO har vi regnet på faktuelle tal fra vores installation og fundet at FileWave meget hurtigt tjener sig ind. Hvis man anskuer fildistribution ud fra antallet af forbrugte mandetimer, ses det nemt, hvor mange timer der kan spares. I eksemplet herunder er vist en installation af Microsoft Office 98 til 150 brugere.

Installation af Microsoft Office 98 (BBDO Teknik 17/09/1999).

Den blå graf viser det antal timer det tager for en tekniker at installere Microsoft Office 98 direkte fra en CD på alle maskiner. Der er ikke taget højde for, at folk jo naturligvis aldrig lige har tid til at flytte sig fra deres maskine, når vi lige kommer forbi og vil opdatere. Det forudsættes ligeledes, at der kun er tale om en standard Microsoft Office 98 installation. Der er således ikke brugt tid på at rette den enkelte installation til (ordbøger, virksomhedens templates, rette i AutoCorrect o.s.v.).

Den røde graf viser samme software installeret v.h.a. FileWave. Her starter installation af software lidt senere, idet FileWave-pakken først skal laves. Herefter tildeles pakken til alle brugere og stigningen i grafen er således kun udtryk for den tid, den enkelte medarbejder skal vente på, at maskinen genstarter efter installation.

Den grønne graf er lidt teoretisk, men ikke uinteressant når vi taler mandetimer i en virksomhed. Her er der også tale om manuel installation via CD og i øvrigt samme forudsætninger som under den blå graf. Men hvor der ved den blå graf var tale om mandetimer brugt af en tekniker, der installerede "i hånden" fra en CD, er der her taget højde for, at den medarbejder, der venter på opdateringen, ikke kan arbejde på maskinen samtidig. Altså to personer der venter på at installationen bliver færdig.

Graferne viser med al tydelighed, at der er mange timer at spare på en fildistribution med FileWave. Samtidig kan det jo også ses, at FileWave kan spare tid ved selv små installationer. Og må jeg så i øvrigt tilføje, at Microsoft Office 98 jo ikke er et af de sværeste programmer at installere manuelt.

Artiklen som den ser ud i MacNews nr. 11, december 1999, side 44.

Konklusion
Af alle de værktøjer vi benytter i IT-afdelingen hos BBDO, er FileWave et af de bedste. FileWave er ikke et "Swiss knife"-produkt, der indeholder en masse forskellige "smagsprøver" på værktøjer til Macintosh-administration. FileWave er et dedikeret produkt, der løser fildistributionsopgaven effektivt.

Vi opnår med FileWave, at kunne opdatere hele vores installation med ny software, nye versioner, opdateringer og patches, samme dag vi modtager dem. Med stigningen i det årlige antal updates på software i dag, er vi hos BBDO rent faktisk i stand til at følge med og holde vores software opdateret. En stor fordel for vores brugere og en opgave, der ellers giver en del sved på panden.

Flere af de konkurrerende produkter giver sig ud for at være nyttige til bl.a. fildistribution. Vore erfaringer fortæller os, at dette IKKE er tilfældet.

FileWave er lidt dyrere end konkurrenterne, men målt i tidsbesparelse er denne højere investeringsomkostning hurtigt tjent hjem. Dette bl.a. på grund af et stort antal unikke features.

FileWave gør det muligt at distribuere software på hele installationen, uden at skulle rundt i virksomheden og starte slukkede maskiner op. Selv de bærbare - også selvom de ikke er fysisk til stede. FileWave distribuerer software i baggrunden, så brugeren ikke mærker det og dermed ikke bliver generet af distributionen.

FileWave giver overblik over hvem og hvor mange, der har hvilken software. Man ved, at alle har fået opdateringen. FileWave kan beskytte de distribuerede filer mod sletning og kopiering, hvilket giver det fulde overblik over antal benyttede licenser.

Software kan automatisk gøres aktivt eller passivt (synligt/usynligt) for brugeren på forudbestemte tidspunkter, hvilket f.eks. gør et skift på hele installationen, fra en softwarepakke til en anden, muligt. Da vi således i sin tid skiftede fra QuickMail til FirstClass skete det over hele installationen fra det ene minut til det andet. En onsdag kl. 12.00 blev QuickMail gjort passiv (og fjernet) og FirstClass samtidig aktiv.

Og sidst men ikke mindst kan FileWave installere MacOS på hele installationen. Dette er selvfølgelig smart, men det har også den nyttige sidegevinst, at man derved opnår en ensartet og mere stabil installation med færre fejl og systemnedbrud.



Peter Lars Jensen
Copyright ©1999