Artikel i Helio Gruppens kundemagasin 2000

I sommeren 2000 udkom IT-firmaet Helio Gruppens kundemagasin. Heri var der en artikel og et interview af mig om brugen af IT på reklamebureauet BBDO, hvor jeg var IT-chef fra 1995 til 2000. Helio Gruppen er siden gået konkurs og eksisterer ikke længere.


Intranet binder BBDO sammen i hele Skandinavien
BBDO har gennem de sidste par år været bundet sammen af FirstClass i Skandinavien - et såkaldt "Groupware"-produkt. Groupware er et overordnet udtryk for en teknologi, der understøtter person-til-person samarbejde.

Groupware kan være alt fra E-mail, elektroniske mødekalendere til work flows, og bibringer værktøjer til at løse forretningsproblemer. Groupware kan lidt simpelt defineres som informationsteknologi, der hjælper folk til at arbejde mere effektivt sammen.

Løsningen - ja faktisk har vi fem løsninger i koncernen - er implementeret af vores IT-afdeling og baserer sig på software fra
FirstClass, som mere er bygget op som et konferencesystem, hvilket betyder, at brugernes individuelle, elektroniske postkasser ikke overdynges med e-mails. Til gengæld er der adgang til offentlige foldere, hvor de selv kan gå ind og kigge på den information, vi lægger i dem. l stedet for, at mange måske modtager samme slags elektroniske nyheder fra samme afsender, lagres de centralt, hvorefter brugeren kan læse dem, når han eller hun får tid, siger IT-chef Peter Lars Jensen, BBDO København, som også påpeger, at denne centraliserede tankegang endvidere er med til at fjerne belastning fra BBDO-koncernens interne edb-net.

Reelt er der tale om en slags Intranet, der også fungerer som videndatabase. Via denne FirstClass Intranet Server kan BBDO's medarbejdere i hele Skandinavien hente information om f.eks. kunder, og blandt de nyere funktioner kan nævnes, at kalenderdelen nu er blevet integreret i mailprogrammet. Det er man ifølge Peter Lars Jensen specielt glade for, idet flere og flere medarbejdere arbejder hjemmefra og via integrationen altså nu har adgang til både kalender og mails, uanset hvor de befinder sig.

Løsningen er foruden BBDO Danmark implementeret hos BBDO Business Communications, Sepia og BBDO Scandinavia, bestående af BBDO Danmark, BBDO Oslo og BBDO Stockholm.

Der er altså ikke tale om " push " men " pull " teknologi, som man er meget glade for hos BBDO. Blandt andet er man ikke ret interesseret i, at vittigheder i diverse mere eller mindre stuerene afskygninger drøner rundt på nettet. Bevares - de er der, og der er adgang til dem, men brugeren vælger selv hvornår.

Nu skal det dog ikke forstås sådan, at man slet ikke må eller kan sende e-mails direkte til hinanden. Naturligvis kan man det, men systemets teknologi og dets anvendelse hænger tæt sammen med en opdragelse af medarbejderne, så det rent faktisk anvendes efter hensigten.


Artiklen som den ser ud i "@helio" - Helio Gruppens kundemagasin nr. 1/2000, side 4-5.


Indledende overvejelser
Inden man går i gang med sådan et projekt, er det imidlertid vigtigt, at man gør sig klart, hvad man ønsker at opnå med det, og hvad det kræver af virksomheden. Uden at fornærme nogen, kan man vel godt tillade sig at sige, at vi i reklamebranchen ikke hører til de mest strukturerede, og derfor har det været en stor udfordring at vænne medarbejderne til, at det er smart at have styr på informationsflowet, siger Peter Lars Jensen.

Uden at kunne måle det præcist er han ligeledes sikker på, at ud over effektivisering medfører løsningen, der løbende er udbygget siden 1996, også penge på bundlinjen. Som eksempel nævner han, at der er adgang til systemet via en web-browser, hvilket betyder, at medarbejdere kan være sammen om projekter, selv om de sidder i hver sin ende af verden.

Jeg kan huske engang, hvor vi havde en AD'er og en rentegner af sted på opgave i Miami, hvor de skulle stå for nogle modeloptagelser. På stedet blev billederne scannet ind og overført til tegnestuen i Danmark, hvilket i høj grad lettede arbejdsprocessen tidsmæssigt.

Derudover er der flere kunder, som har adgang til systemet, hvor vi f.eks. kan lagre kreative oplæg, færdige annoncer eller f.eks. små film i Quicktime format, fortæller Peter Lars Jensen, som glæder sig til den dag, hvor det også er muligt at integrere telefoni - altså talebeskeder - med mailsysternet.

FirstClass Intranet Server (FCIS) er verdens fjerde største client/server informationssystem med over 7 mio. brugere. FCIS er yderst skalérbar. Fra 10-bruger løsninger og op til de største - SkoleKom (organisation af lærere og elever fra den Danske Folkeskole) med ikke mindre end 100.000 brugere. FCIS benyttes bl.a. af: LO, Politiken, Disney, KPMG, Tetra-Pak, Canon, Agfa, Budget Rent-ACar, AEG, The Body Shop, GlobaleOne, Ericsson Business Network, Telia, Cisco Systems Europe.

Stømlinet IT administration
BBDO er kendt for at have en førerposition når det gælder anvendelsen af IT. Hvor mange bureauer stadig har et lidt tvetydigt forhold til IT, har BBDO anderledes satset på at udnytte IT på alle niveauer i organisationen: kommunikation, kreativ produktion, administration osv. Netop IT administration er en vigtig nøgle til et stabilt IT miljø - den samme nøgle der giver positive oplevelser for brugerne. Et eksempel på dette er administrationsværktøjet
FileWave - et netopdateringsprogram, som automatisk administrerer og distribuerer software på enhver Macintosh i et netværk. Peter Lars Jensen: "Med FileWave kan man centralisere administrationen af, hvorledes de enkelte Macintosh på netværket skal se ud - helt ned på systemniveau.

Når en opdatering, opgradering, et nyt program eller lignende skal indlæses, kopieres denne automatisk ud til alle relevante Macintosh, i det sekund hvor computeren ikke er i fysisk anvendelse. Hermed udnyttes kapaciteten på en yderst produktiv måde uden gene for brugeren. Applikationen er af stor værdi for både IT og bureauet. Det betyder, at vi kan distribuere software på en langt mere professionel måde end dette normalt gøres. Også BBDO WoridWide blev meget interesseret i vores løsning. Den er nu implernenteret i Belgien og på vej i UK og New York."

BBDO er såvel et af Danmarks som verdens største bureauer med 285 afdelinger i 72 lande.

/Sommer 2000