FirstClass - groupware
I februar 2000 skrev jeg nedenstående artikel til månedsmagasinet MacNews om brugen af groupwaresystemet FirstClass på reklamebureauet BBDO, hvor jeg var ansat fra 1995 til 2000. MacNews har siden skiftet navn til MediaMac, lukket det trykte magasin og forsat som website, der siden er blevet en del af media-koncernen Comon. Firmaet SoftArc er blevet overtaget af først MC2 og senest Open Text Corporation.

Få også styr på junkmail...
- om groupware- og informationssystemet FirstClass Intranet Server.

BBDO er et af de største reklamebureauer i Danmark og producerer bl,a. reklamer for Fona, Gillette, House of Prince, Illums, Knorr, M&M, Magasin, Merrild og Pepsi. BBDO i Danmark er en del af en global reklamebureau-kæde med kontorer i 72 lande og hovedkontor i New York. BBDO har siden 1996 benyttet groupwareproduktet FirstClass Intranet Server fra den canadiske softwareudvikler SoftArc. FirstClass erstattede dengang det daværende mail-program QuickMail fra CE Software.

BBDO behøvede noget nutidigt og mere end blot et simpelt mailprogram. Man ønskede et informationssystem, der kunne fremme virksomhedens samarbejde internt og eksternt.

Af IT-chef Peter Lars Jensen, BBDO
Denne type samarbejdsfremmende informationssystemer bliver ofte omtalt som "groupware". Groupware er et overordnet udtryk for en teknologi, der understøtter elektronisk kommunikation og samarbejde mellem mennesker. Groupware indeholder forskellige værktøjer til brug for netop samarbejdsrelaterede opgaver. Det kan være mails, elektroniske mødekalendere, diskussionsfora (i FirstClass kaldet "konferencer"), databaser, fælles dokumenter, voicemails og andre funktioner og processer, der skaber samarbejde.


Artiklen som den ser ud i MacNews nr. 2, februar 2000, side 42-43.


Et andet udtryk, der ofte høres i forbindelse med groupware, er Informationssystemer eller Computer Supported Cooperative Work forkortet CSCW. CSCW handler ofte om deling af viden i en organisation ved hjælp af informationsteknologi. De fleste groupwareprodukter er velegnet til at opsamle, lagre og dele viden. Det gælder også FirstClass.

Groupware-produkter på markedet
Der findes flere forskellige groupwareprodukter på markedet. Bl.a. Microsoft Exchange og Lotus Notes, som nok er blandt de mest kendte. Begge disse produkter har crossplatform klient-software, men ingen af dem tilbyder en serverløsning på Macintosh-platformen.

Der ses efterhånden også mange Intranetløsninger, der er rent web-baserede og som også henvender sig til markedet for groupware. Disse er ofte meget enkle og simple at bruge, men de mangler funktionalitet. FirstClass har - efter min mening - den rigtige blanding af "ease of use" og funktionalitet.


SoltArc FirstClass har en fornuftig blanding mellem funktionalitet og "ease of use".


Netop Microsoft Exchange og Lotus Notes er kendetegnet ved høj funktionalitet, men dette på bekostning af "ease of use". Dertil skal lægges en høj anskaffelsespris, samt en ofte overset omkostning; nemlig udgifter til konfiguration, udvikling, drift og vedligeholdelse.

Man køber her typisk et "skelet", hvortil der skal tilføres funktionalitet og indhold. Det giver mulighed for at lave meget store og særdeles komplekse løsninger, men det betyder også, at man let kommer til at skyde gråspurve med kanoner, og at man ofte - med softwarepakken binder sig til en eller flere konsulenter under implementeringen i uger og endda måneder...

Det ender med en kostbar investering, der bliver svær at afskrive over kort tid, og vigtigheden af en succesfuld implementering og høj udnyttelsesgrad bliver dermed essentiel. Jeg tvivler på, at en væsentlig del af de groupware-installationer, der bygger på f.eks. Microsoft Exchange og Lotus Notes, ville gøre sig specielt godt, hvis man foretog en beregning på ROI (Return On Investment).

En anden ulempe ved bl.a. Microsoft Exchange og Lotus Notes er klientsoftware, der ikke bærer præg af minimalisme. De er tunge og RAM-krævende og er ikke 100% platform-transparente, hvilket betyder, at visse funktioner ikke kan benyttes på både Mac og PC.

FirstClass som groupwareprodukt
BBDO valgte FirstClass for at opnå fordelene ved et groupware-produkt til en fornuftig pris. Desuden er FirstClass platformsuafhængig (også serveren) - det ser ud og reagerer ens på både Mac og PC, og det er fuldt implementeret på kort tid.

FirstClass er en såkaldt klient/server-applikation. Det betyder, at brugeren logger ind på en centralt placeret server via et program - klienten - på brugerens maskine.

Grundtanken bag FirstClass er dermed, at al information befinder sig på en central server og at adgangen til denne information nås gennem en klient. Det betyder samtidig, at den samme information kan hentes fra en vilkårligt placeret maskine forbundet til Internettet - hjemme på kontoret eller i Paris og New York. Netop dette adskiller FirstClass fra f.eks. QuickMail, der er bygget op omkring en POP3 server, hvilket bl.a. betyder, at information hentes ned fra serveren til mail-programmet og dermed ligger lokalt. Man kan derfor ikke uden videre logge ind på sin mail-konto fra en vilkårlig maskine.

FirstClass giver fordelene ved at være et LAN-baseret informationssystem (høj performance og sikkerhed) og giver samtidig mulighed for at integrere Internet og Web-server faciliteter uden en fuldtids Webmaster, idet alle brugere kan publicere via deres FirstClass-klient. FirstClass oversætter automatisk til HTML - "sproget" på Web.

Folkene bag FirstClass har rødder i telekommunikation, hvilket betyder, at FirstClass er særdeles solidt og yderst fleksibelt omkring opkobling mellem klient og server. Man kan udnytte forbindelser som analog modem, ISDN, LAN og WAN.

FirstClass understøtter naturligvis både IP og AppleTalk (samt UDP og IPX), og adgang til serveren kan udover via FirstClass-klienten og Web nås med standarder som POP3, IMAP4 og FTP. Endvidere understøtter FirstClass både Finger og LDAP. Der kan i øvrigt opnås adgang til Apple- og NT-filservere via FirstClass-klienten.

FirstClass er let at administrere for systemadministratoren - og ellers komplekse serverprocesser udføres enkelt via en intuitiv mappestruktur - som vi kender den fra både Mac- og PC-platformen - samt et overskuelig sæt kontrolpaneler.



Sofistikeret konferencesystem
FirstClass indeholder muligheder og features, som ellers kun findes i produkter som Lotus Notes, Microsoft Exchange eller Novell GroupWise (alle udbredte groupware-produkter til en høj pris og stejl indlæringskurve). Dette gælder bl.a. konferencesystemet i FirstClass. I Microsoft Exchange kaldes denne lignende feature for "Shared Folders".

Konferencesystemet holder bl.a. styr på junkmails. BBDO har i dag konferencer til f.eks. jokes og køb/salg, hvilket helt kan fjerne denne type mails fra folks personlige mailboxe. Dette sker naturligvis ikke automatisk, men gennem en disciplinering af brugerne. Man skal huske på, at netop jokes o.l. ofte - efter min mening - har en social funktion på arbejdspladsen. Jeg kender på den anden side til virksomheder, der har en politik på dette område, der helt forbyder mails med vittigheder, da man anser dette for rent tidsspilde, og hvor konsekvensen ved en overtrædelse er afskedigelse. Ved at flytte denne type junk til konferencer, imødekommes i vid udstrækning begge synspunkter - jokes rundsendes ikke til hele huset, men kan af alle, hvis tid og lyst tillader det, opsøges i en konference.

Det betyder også, at en konference kun behøver at abonnere én gang på f.eks. Dagens Nyheder fra Politiken (dette gøres meget nemt ved at sætte konferencen op til at abonnere på en listserver - i dette tilfælde hos Politiken), hvorefter hele organisationen har adgang til denne. Modsat traditionelle mailsysterner, hvor feks. 20 brugere abonnerer på samme information og belaster systemet med 20 ens transaktioner.

Filosofien er altså at tilstræbe, at kun information der er vedkommende, havner i ens private mailbox. Al anden information søger man selv på systemet via konferencerne, når man har brug for den - enten gennem den simple mappestruktur eller ved hjælp af den glimrende indbyggede søgefunktion.

En konference kan have flere funktioner. Den kan som nævnt være en fælles informationsdatabase med indhold som f.eks. nyheder hentet ned fra listservere, eller det kan være direkte spejlinger af newsgroups fra nettet. Konferencer kan også indeholde virksomhedsrelevante informationer, såsom ferieplaner, lokaltelefon numre, kollegaernes privatadresser, kunde-informationer eller CV'er.

Medarbejderne kan deltage i interesse-fællesskaber gennem konferencer, hvor der kan diskuteres frem og tilbage - nøjagtig som det kendes fra newsgroups på nettet.

Kunder kan ligeledes - via tildelte adgangsprivilegier og konferencer - få mulighed for at hente information som f.eks. statusrapporter og tidligere produktioner. Annoncer (gemt i PDF) og reels (gemt i QuickTime) kan ses og hentes af kunden via FirstClass-klienten eller Internettet. Alle kan gennem konferencerne (og mails) benytte attachments (bilag til mails). Tekst, lyd, billeder og film åbnes direkte i FirstClass, hvilket betyder, at alle kan åbne f.eks. billedfiler uden at skulle have et specielt program (FirstClass benytter en PlugIn-struktur til dette). Billeder og grafik kan desuden kopieres direkte ind i dokumenterne, og FirstClass udbyder automatisk en HTML-version på web med både konferencer, tekst, billeder og grafik. Herved kan materiale publiceres på Web af alle brugere ... så nemt som at sende eller flytte et dokument til en mappe.


Artiklen som den ser ud i MacNews nr. 2, februar 2000, side 44-45.


FirstClass Kalender
FirstClass indeholder også en netværkskalender, der gør det muligt at holde styr på sine egne og kollegaernes aftaler. Den hænger tilmed - modsat mange andre kalenderprogrammer - 100% sammen med mailsystemet i FirstClass, hvilket betyder at bl.a. privilegiefunktionalitet og historik fungerer på tværs - og at hele molevitten naturligvis også her udbydes via web. Man kan booke møder hos andre medarbejdere på FirstClass og man kan sende bekræftelser via mail - også på Internettet. Endvidere kan der oprettes gruppekalendere og kalendere for bookning af f.eks. mødelokaler, parkeringspladser og projektorer.

I øvrigt har SoftArc valgt at understøtte verdens mest solgte PDA (Personal Digital Assistant) - den lille Palm fra Palm Computing (Palm sidder i dag på godt 70% af markedet for PDA). Herved opnås gennem en "Palm-Conduit" mulighed for at holde sin kalender, adressebog og todo-liste opdateret mellem FirstClass og Palm. Det er også muligt at sende og modtage mails mellem FirstClass og Palm via POP3.

Hvem benytter FirstClass?
FirstClass er yderst skalérbar. Fra 10-bruger løsninger og op til den største, jeg har kendskab til, der faktisk er dansk - SkoleKom (organisation af lærere og elever fra den Danske Folkeskole), med ikke mindre end 200.000 brugere.

Trods de store spillere på groupware-markedet som f.eks. Microsoft Exchange og Lotus Notes, er FirstClass med på en pæn fjerdeplads med over 7 mio. brugere worldwide - og FirstClass benyttes bl.a. af Disney, Tetra-Pak, Canon, Agfa, Budget Rent-A-Car, AEG, The Body Shop, New York Times, GlobalOne, Ericsson Business Network, Telia og Cisco Systems Europe. I Danmark benyttes FirstClass af bl.a. LO, SF og KPMG.

Konklusion
FirstClass løser på en glimrende måde elektronisk samarbejde mellem mennesker. I forhold til det blot at sende "mails i hovedet på hinanden", giver FirstClass mulighed for - på en simpel og intuitiv måde - at holde styr på virksomhedens informationer - lige fra "hvor køber vi fødselsdagsblomster?", den seneste kundestatusrapport og til "hvordan bar vi os sidst ad med at lande en lignende kunde?".

Konferencesystemet giver desuden - gennem enkle, men sofistikerede privilegieopsætninger - mulighed for helt præcist at styre, hvem der har adgang til hvad - og hvordan.

Det er også et klart plus, at alt indhold på FirstClass automatisk udbydes på web via den indbyggede webserver. Det giver en nem adgang til FirstClass - uanset hvilken maskine man kobler sig ind på og uanset hvor i verden man gør det – og uden nødvendigvis at installere den ellers glimrende klientsoftware.

Når man hertil lægger den indbyggede kalender, opnås en yderst brugbar løsning. Det at have adgang til de to vigtige funktionaliteter - mail og kalender - og have dem samlet i et og samme system, giver mulighed for let at overskue disse, og det betyder, at man nemt kan booke møder med hinanden og automatisk sende mødeforslag via mail.

Og slutteligt er pris/ydelsesforholdet rigtigt godt. Man får et groupware-produkt, der på mange måder er fuldt på højde med selv de dyreste på markedet, men til en helt anden og mere interessant pris - og uden at øge medarbejderstaben med eksterne konsulenter i uger og måneder.


Udvikling, vedligeholdelse og den daglige drift af FirstClass udføres af BBDO’s IT-afdeling, der også har en del andre virksomheders FirstClass-installationer på samvittigheden.

Jeg kan klart anbefale FirstClass. Det er typisk for os alle at vælge sikkerhed i form af det "alle andre gør", men det er ikke nødvendigvis det rigtige. BBDO er f.eks. en organisation, der af forskellige årsager har valgt en anden computerplatform end 90% af resten af verdenen, men...

"Windows computers manufactured by companies such as IBM, Compaq, DELL, and hundreds of others are by far the most popular, with about 500 million machines in use worldwide. Macintosh fans, on the other hand, may note that cockroaches are far more nurrierous than humans, and that numbers alone do not denote a frigher life form."



Peter Lars Jensen
Copyright ©2000